Как сэкономить на ИТ

Купить новое программное решение или сделать ремонт в офисе? Модернизировать компьютерный парк или купить новые служебные автомобили? Перейти на новую операционную систему Windows 7 или «сэкономить» деньги и остаться со старой? Проблемы, связанные с выбором решения, постоянно встают перед любой компанией. В перечне критериев для вынесения окончательного вердикта обычно присутствует экономия средств. Как не увлечься сокращением трат и не превратить экономию в потери для компании?

Скупой платит дважды, а глупый – всегда

Парадоксально, но приоритетное стремление к экономии нередко сопровождается неоправданным расточительством средств. Руководитель, жестко следящий за процессом текущих расходов, вдруг поддается на эффектную инициативу или модную тенденцию.

Прописная истина, о которой нередко забывают: любой новый проект начинаем с определения его целей. Зачем он нам нужен, как реализация конкретной задачи поможет осуществлению бизнес-целей компании? Каждый новый проект должен стопроцентно работать на цели компании или вытекающие из них цели конкретного подразделения. Если это не так, вкладываться в проект вредно.

Четкая настройка конкретного проекта на реализацию целей компании позволяет на старте задать ключевые показатели его эффективности, что делает возможным контроль его реализации и анализ успешности. Для обеспечения эффективности внедрения программного обеспечения в работу любой организации его полезно разделить на два типа:

1) решения, требующие обязательного участия во внедрении представителей бизнеса;

2) решения, внедряемые только силами ИТ-департамента.

Если новое решение может быть внедрено только силами ИТ-специалистов, то при правильном подходе к управлению проектами этот процесс может быть реализован быстро и практически всегда с высокой степенью эффективности. В качестве примера можно рассмотреть модернизацию операционной системы при наличии в компании ИТ-стратегии, подразумевающей стандартизацию аппаратных и программных средств в организации. Обычно производители уделяют серьезное внимание процессу миграции с одной версии операционной системы на другую, чтобы такая модернизация происходила с минимальными затратами. Так, компания Майкрософт для перехода с Windows XP на Windows 7 выпустила несколько удобных инструментов, обеспечивающих плавную смену операционных систем силами ИТ-департамента.

Если же для внедрения ИТ-решений требуются сотрудники бизнес-подразделений, то до старта проекта требуется согласовать выделение этих ресурсов. Практика показала, что провал ИТ-проектов в большой мере связан именно с недостаточным участием в их подготовке и реализации экспертов от бизнеса и руководства компании.

Важным обстоятельством успешности ИТ-проектов является осознание всеми ключевыми участниками того, что одна только информационная технология не сможет существенно улучшить ситуацию. Если ИТ-решение рассматривается только как «волшебная пилюля» от всех бед, то затраченные на него средства будут вложены впустую, а в некоторых ситуациях могут и навредить бизнесу.

Таким образом, существенную экономию ресурсов можно получить на исключении из работы проектов, не совпадающих с целями компании и подразделения – высвобожденные средства направляем на реализацию тех задач, которые способствуют повышению эффективности бизнеса, его оптимизации, снижению издержек и т. п. Ни в коем случае не следует экономить на начальных настроечных работах, конкретизации целей конкретного проекта, их сверке с бизнес-стратегией, анализе требующихся ресурсов и их загрузки, исследовании ситуации и составлении требований по ее улучшению.

В большинстве случаев нет денег, чтобы сделать правильно, зато они всегда находятся, когда приходится переделывать

Но вот цели проекта определены и сверены с бизнес-стратегией, а ресурсов для его реализации не хватает. Если нехваткой ресурсов никак не управлять, мы в полной мере получим стихийное управление проектами и процессами. А при стихийном управлении разумной экономии не получится.

Управлять нехваткой ресурсов можно с помощью фильтров необходимости. В стартовой точке любого проекта следует оценить, стоит ли вообще его выполнять. Оказывается, что множество пунктов нашей активности целесообразно вообще не делать, если задуманные мероприятия пропустить через фильтр необходимости. Основной фильтр необходимости нужен именно для осознания, целесообразен ли конкретный проект в данный момент времени. Чтобы оценить необходимость проекта, отвечаем на вопросы:

1. Можно ли без реализации данного проекта добиться нужного результата?

2. Если проект не будет реализован, то понятно ли, что можно сделать вместо него для достижения поставленной цели, существуют ли другие способы ее осуществления?

3. Приемлемы ли для вас в этом случае (бездействия или альтернативного решения) прямые затраты и затраты следствий?

Ответ «нет» или «не знаю» на любой вопрос означает, что нужно действовать.

Несмотря на то, что предложенный фильтр необходимости довольно очевиден, нередко о нем забывают, и расточительно бросают дефицитные ресурсы на непродуманные инициативы.

Трудоемкость применения подобного инструмента может быть разной. Возможно, одному предпринимателю хватит имеющегося у него опыта, чтобы оценить ситуацию за несколько минут, другому – для ответа на вопросы фильтра потребуется проведение экспресс-обследования.

Применение на старте задачи фильтра необходимости очень дисциплинирует, заставляя дать первичную оценку возможным вариантам решения и их рискам. Кроме того, обоснованная и осознанная с помощью такого инструмента необходимость реализации проекта является основой для бесповоротного намерения руководства принципиально изменить ситуацию и довести дело до победного конца. А это обстоятельство очень важно для успешной работы с возможными центрами сопротивления нововведениям.

Игнорирование рисков, связанных с противодействием изменениям со стороны персонала, является серьезной статьей дополнительных расходов ИТ-проектов, которых можно избежать, если на старте задачи правильно спланировать работу с центрами сопротивления и содействия. Одним из самых важных пунктов такой работы является анализ получаемых после внедрения нового продукта выгод для персонала.

Например, при реализации одного из самых крупных в Европе проектов перехода на Windows 7 Корпоративная в компании «МегаФон» сотрудники, прежде всего, оценили скорость ее работы и улучшенный поиск, а ИТ-специалисты – 40-процентное сокращение количества обращений по операционной системе в службу сервиса.

Получение реальных существенных выгод от внедрения нового продукта снимает очень много возражений персонала и способствует формированию позитивного отношения к проекту.

Таким образом, очень полезную экономию получаем на тех активностях, которые согласно фильтрам необходимости нужно не делать, и стараемся не экономить на предварительной работе с центрами сопротивления и содействия внедрению нового проекта.

Самый страшный зверь – это жаба, она стольких людей задушила!

В условиях быстрого роста рынка большинство компаний увеличивает доходность в основном за счет расширения бизнеса. При этом редкие организации уделяют должное внимание вопросам оптимизации и повышения эффективности бизнеса. Довольно часто автоматизацию бизнеса воспринимают, как бесполезную трату денег. Перефразируя известную поговорку, можно сказать: «Вы не любите информационные технологии? Просто вы не умеете их готовить!»

Ведь даже процесс перехода на новую операционную систему Microsoft Windows 7 Корпоративная дает возможность значительной экономии: «С Windows 7 ИТ-отдел может внести существенный вклад в сокращение расходов компании, начиная от экономии электроэнергии и заканчивая уменьшением затрат на техподдержку. Этому способствуют, например, такие функции новой операционной системы, как DirectAccess, BranchCache, PowerShell, средства диагностики проблем ПК», – отметил Кирилл Титов, руководитель проекта внедрения Windows 7 «Мегафон».

Для того чтобы при внедрении ИТ-технологий получить нужный бизнес-эффект, надо оценить TCO (Total cost of ownership) или «совокупную стоимость владения». Это очень полезная характеристика любого ИТ-решения, поскольку позволяет заранее оценить все связанные с ним затраты. Так при переходе на Windows 7 Корпоративная в компании «МегаФон» был проведен расчет эффективности ее внедрения. Он показал, что в течение трех лет после перехода компании «МегаФон» на новую ОС ожидается экономия в размере 68 миллионов рублей. При этом срок окупаемости инвестиций составляет четыре месяца. Такое сокращение затрат достигается за счет:

1) профилактики инцидентов и автоматизации задач, связанных с ИТ. Прогнозируется повышение производительности труда сотрудников на 54,2 процента;

2) увеличения количества ПК к числу обслуживающих сотрудников ИТ-отдела (с 37,5 компьютеров до 104,1);

3) уменьшения числа обращений в службу поддержки в месяц (с 4300 до 3500);

4) сокращения потребления электроэнергии персональными компьютерами на 38810 кВт в год;

5) оптимизации уровней обслуживания, что предотвращает инциденты и сокращает среднее время восстановления после отказа.

Нередко, погнавшись за дешевой начальной стоимостью ИТ-системы, предприятия получают обратный эффект – и денег на автоматизацию тратят больше, и эффективность бизнеса часто снижается. А все потому, что перед началом изменения ИТ-инфраструктуры не было времени хотя бы оценочно сравнить совокупную стоимость владения различных решений по следующим критериям:

1. Затраты на приобретение оборудования и программного обеспечения.

2. Затраты на их установку.

3. Затраты на техническую поддержку на всем жизненном цикле ИТ-решения.

4. Зарплата ИТ-персонала.

5. Расходы от простоя из-за сбоев ИТ-системы.

6. Затраты на обучение пользователей.

Очень важно понимать, что эффективность информационной системы закладывается на этапе ее создания, и любая «жабность» на этом этапе может существенным образом отразиться на стабильности и надежности функционирования ИТ-системы. Руководство компании и ИТ-департамент должны очень серьезно подойти к решению вопроса по выбору ИТ-продукта. Часто такие характеристики ИТ-систем, как надежность, стабильность в эксплуатации, низкие эксплуатационные затраты и расходы на модернизацию определяются уровнем начальной проработки при выборе и внедрении системы.

Экономить надо с умом, чтобы не сокращать расходы, а увеличивать доходы. И самый лучший инструмент для этого – правильно подобранная система автоматизации.

Источник: lenta. ru